L'interrogazione dei documenti avviene mediante la stringa completa dei nominativi rilevati secondo la dizione originale delle fonti, che spesso forniscono patronimici per una o più generazioni. L'intervento redazionale ha riguardato sia la trasposizione in lingua italiana che la normalizzazione delle varianti ortografiche di alcuni nomi, come per esempio: Leonardo per Lionardo, Frosino per Fruosino.

Sono stati trattati alla stregua di nomi propri di persona anche, in assenza del nome, i termini indicanti rapporti familiari o patrimoniali con il nome cui s'accompagnano: figlio, nipote, zio, moglie, vedova, eredi, ecc.

Il rispetto della dizione originale dota l'indice dei nomi di particolari potenzialità per le ricerche prosopografiche, ma richiede accortezza per le forme antiche e disomogenee. Due illustri esempi per tutti: il provveditore della cupola, Filippo Brunelleschi, non compare negli indici dell'archivio digitale sotto questo cognome attribuitogli in epoca più tarda, bensì come "Filippo di ser Brunellesco", o semplicemente "Pippo", raramente con il vero cognome "Lippi". Anche il suo compagno in ufficio, Lorenzo Ghiberti, non si serve di questo cognome nel periodo in esame, ma è chiamato "Lorenzo" (o "Nencio") di "Bartolo" (o "Bartoluccio"), con riferimento al nome del padre naturale.