L'interrogazione dei documenti avviene tramite i cognomi codificatisi nel tempo e presenti nelle fonti.

Data la situazione fluida nella formazione dei cognomi caratteristica dell'epoca, specie ma non solo tra le classi artigiane, può accadere che patronimici, soprannomi e provenienze si trasformino in cognomi familiari. Possono inoltre sorgere casi di ambiguità nei testi latini, dove, di fronte a una serie di patronimici, il terzo è stato talvolta rilevato come cognome, tenuto conto dell'importanza della carica o dell'attività prestata.

Quando la provenienza diventa il principale elemento indicativo dell'appartenenza ad una consorteria familiare, si generano cognomi del tipo da Uzzano, da Filicaia e da Rabatta, che compaiono ordinati nell'indice sotto il nome della località. Di regola la preposizione non figura nell'indicizzazione alfabetica nemmeno per casati, come quello dei Medici e degli Albizi, mentre è stata mantenuta per alcuni cognomi formatisi con la preposizione articolata, come Della Badessa, Del Giudice ecc.

Tra i cognomi derivati da un soprannome indicante per esempio l'attività che ha finito per caratterizzare l'intera famiglia vi è quello dei Della Robbia, che ha avuto origine nell'arte della tintura della lana ma è rimasto vivo per tre generazioni di scultori, primo tra i quali il giovane Luca che realizza in questo periodo un pergamo per gli organi della cattedrale.